أساسيات خدمة العملاء لضمان أفضل خدمة

إن معرفة أساسيات خدمة العملاء ضرورة قصوى لضمان تقديم أفضل خدمة والتواصل الدائم مع العملاء، ولمعرفة هذه الأساسيات يجب في البداية تحديد مفهوم خدمة العملاء هي المرادف العربي لمصطلح Customer Service. وهذه العملية تقوم بتنفيذها المؤسسة والهدف منها هو الرد على استفسارات وتساؤلات العملاء والعمل على حل مشاكلهم والحرص على التأكد من رضا العميل على الخدمة المقدمة له. فإن الغرض الأساسي والأهم من هذه الخدمة هو إرضاء العملاء والتأكد من أن ما تقدمه الشركة على مستوى توقعاته.

أهمية أساسيات خدمة العملاء

تزداد أهمية خدمة العملاء حسب نوع المؤسسات، فعلى سبيل المثال شركات الإنترنت والمحمول ومكاتب الاستقبال تحتاج إلى أفضل خدمة عملاء مقارنة بالشركات الأخرى. ويوجد أنواع عديدة من خدمة العملاء وتختلف أهميتها باختلاف الشركة ونوع الخدمة المقدمة. فإن أهمية خدمة العملاء في شركات الأغذية من المستحيل أن تكون بنفس أهميتها في شركات الإنترنت وهكذا. فخدمة العملاء في أي شركة هدفها الأساسي هو توطيد علاقتها بالعميل، ويحدث ذلك من خلال إرضائه والاستماع لجميع مشاكله والتعامل معها بإيجابية والعمل على حلها. كما أن التقارير تشير إلى أن العميل قادر على دفع المزيد من الأموال في سبيل الحصول على خدمة عملاء جيدة. كل هذه الأمور من شأنها  تدعيم الثقة بين العميل والشركة مما يجعله يصبح عميل دائم لشركتك، وهذا الأمر ينعكس بدوره على رأي العميل حول المنتجات التي تقدمها الشركة، مما يساعدك على جذب المزيد والمزيد من العملاء وقيامهم بشراء هذا المنتج بناء على آراء العملاء السابقين.

أساسيات خدمة العملاء

إن أساسيات خدمة العملاء وخدمة العميل تتنوع وتختلف فهي مثل غيرها من الأعمال تعتمد على: 1-اللباقة. 2-النشاط. 3-السرعة في الرد. 4-الرغبة في المساعدة. 5-اللين في الردود والبعد عن الفظاظة. 6-احترام الآخر وإظهار ذلك. 7-سهولة توصيل المعلومة والجواب.

أنواع خدمة العملاء

إن أساسيات خدمة العملاء تتنوع على حسب نوع العملاء إلى قسمين :

• عملاء داخليين

وهذا النوع يتمثل في العملاء الذين يعملون بالشركة نفسها وداخلها وفي الكثير من الأحيان يكونوا موظفين داخل الشركة؛ ولهذا السبب يكون من واجب القسم الرد على استفساراتهم وهذا النوع يشبه إلى حد كبير خدمة الموظفين وليس العملاء.

• عملاء خارجيين

وهذا النوع يتمثل في العملاء المستهلكين والمشترين للخدمة، وعمل القسم هنا يتمثل في توضيح الطرق المثلى لاستخدام منتج معين أو العمل على حل مشكلة ما أو الرد على استفساراتهم بشأن أمر ما.

مهارات وأساسيات خدمة العملاء.

يجب على فريق قسم خدمة العملاء أن يكون لديهم بعض المهارات، وأساسيات خدمة العملاء نحاول تلخيصها فيما يلي:

• مهارات التواصل:

تعد هذه المهارة من أهم المهارات التي يجب أن يتميز بها أي موظف بهذا القسم؛ وذلك لأن تعامله بصورة مستمرة مع العملاء يتطلب منه امتلاك مهارات تواصل عالية جداً ، وإذا لم يمتلك هذه المهارة سيؤدي ذلك إلى خسارة أحد عملاء الشركة.

• الكفاءة اللغوية:

من الممكن أن تجد أحد العملاء يتحدث معك بلغة إنجليزية؛ لذلك تعد كفاءة اللغة الإنجليزية لدى موظفي خدمات العملاء أصبحت مهارة لا غنى عنها هذه الأيام.

• الاستماع إلى الآخرين:

“فلتسمع أكثر مما تتكلم” هذه المقولة يقوم موظف خدمة العملاء بتنفيذها حرفيًا، فكل وظيفته تدور حول الاستماع إلى مشاكل وآراء العملاء عن الخدمة المقدمة لهم، ولهذا السبب تعد مهارة الاستماع لهم ومحاولة فهم مشاكلهم هي الخطوة الأولى والأهم في محاولة حلها.

حل مشاكل أساسيات خدمة العملاء

إن مشاكل أساسيات خدمة العملاء تتنوع وتختلف بناء عن أنواع العملاء وحسب الخدمة المقدمة، ولكن في الغالب تكون أغلب مشاكل العملاء عبارة عن الغضب والتذمر والشكوى من الخدمة المقدمة. وحتى يتمكن الموظف من حل هذه المشكلة يجب عليه الاستماع الجيد للعميل وتركه حتى ينهي حديثه ويعرض مشكلته كاملة دون مقاطعته وبعدها يحاول حل المشكلة بقدر ما يستطيع. ويجب على الموظف أن يلتزم دائمًا بالمصداقية، فإذا كانت هذه المشكلة خارجة عن إرادته فيجب عليه أن لا يشعر بالإحراج وأن يخبر العميل بذلك أو أن يقوم بتحويله إلى أحد المتخصصين أو المديرين لحلها؛ وذلك لأن أسوء طرق حل المشكلات هو أن يقدم الموظف للعميل حلول واهية لأن ذلك سوف يزيد من غضب العميل.

وسائل التواصل مع العملاء

تختلف وسائل التواصل التي تُستخدم للتواصل مع العميل، ولكن يمكن أن تنحصر في ثلاثة طرق:

• الهاتف:

تعتبر هذه الطريقة هي الأشهر هذه الأيام ويُسمى موظفي خدمة العملاء العاملين بها بالكول سنتر Call center. فهي تعتبر الطريقة الأكثر شيوعًا؛ لأن التواصل عبر الهاتف يعد من أكثر المهارات المهمة التي يجب على موظفي خدمة العملاء إتقانها لينال رضا العميل. فيجب على موظف خدمة العملاء أن يكون دائمًا مستعد نفسيًا لاستقبال الاتصالات وأن يكون لديه مهارة اختيار الكلمات بدقة التي تساعد العميل؛ ولذلك يجب عليه أن يكون مباشرًا في ردوده لتسهيل الأمور على العميل.

• الإنترنت:

في الآونة الأخيرة تزايد استخدام هذه الطريقة من خلال استخدام الرسائل الفورية مثال على ذلك الدعم الفني لشبكات الإنترنت.

• المقابلات الشخصية:

تعد هذه الطريقة هي الطريقة التقليدية وتكون عادة قريبة من مكان توزيع الخدمة مثل خدمة عملاء المسافرين، وتكون هذه الخدمة متوفرة في المطارات على هيئة كابينات يتواجد بها أشخاص.

مهام المشرف والمدير على خدمة العملاء

إن مدير خدمة العملاء هو المسؤول الأول عن الموظفين ولديه الكثير من المهام تتنوع في: 1.مراقبة الموظفين أثناء العمل. 2.متابعة سير عملية الرد على العملاء والتأكد من تنفيذها بصورة سريعة. 3.تدريب الموظفين الجدد والتأكد من قدرتهم على أداء وظيفتهم بأكمل وجه. 4.الرد على الاستفسارات الهامة والتي ليس من صلاحية الموظف العادي حلها. 5.الارتقاء بجودة الخدمات المقدمة. 6.التعاون مع بقية الأقسام في سبيل إرضاء العميل. 7.توزيع المهام بين الموظفين. 8. الحرص على توفير تقارير للقيادة يتم من خلالها توضيح مدى رضا العملاء عن الخدمة وآرائهم بشأنها وما يجب تحسينه في المستقبل