تعد الهيكل التنظيمي لإدارة خدمة العملاء أداة مستحدثة من أدوات التسويق الحديثة والتي تهتم بالترويج لأنشطة المؤسسة الخاصة أو علامتها التجارية. فهي تعد منصة هامة لضمان استمرار المؤسسات وبقائها .
ما المقصود بإدارة خدمة العملاء؟
تعتبر الهيكل التنظيمي لإدارة خدمة العملاء وسيلة التواصل المباشرة بين العملاء الحاليين وكذلك المستهدفين وبين المؤسسة وأنشطتها التجارية وعلامتها التجارية على حد سواء، ويشمل العملاء كذلك العاديين أو الإعتباريين كشركات أو مؤسسات وغيرها . وتهتم بعمل تحليل واضح لتاريخ العميل مع المؤسسة والعمل على تحسين تلك العلاقة التجارية . وذلك مع العمل على الاحتفاظ بالعميل بشكل خاص وكذلك زيادة المبيعات والأرباح . وتقوم إدارة خدمة العملاء بالعمل على تجميع تلك البيانات من جميع المصادر المتاحة وجميع القنوات والمنصات الممكنة . مثل موقع المؤسسة أو عن طريق الجوال أو من خلال البريد الإلكتروني أو التواصل المباشر أو عن طريق وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة . وعن طريق عمل تحليل دقيق لتلك البيانات تكون المؤسسة قد توصلت بشكل جيد جداً لأفضل الطرق التي تلبي احتياجات وتلبية رغبات عملائها.
مجال أعمال إدارة خدمة العملاء
هناك العديد من أعمال إدارة خدمة العملاء لعل أهمها:
- إدارة العلاقات بين الأفراد الحاليين والمستهدفين وبين المؤسسة وعلامتها وأنشطتها التجارية .
- تعمل بشكل إحترافي على عمل دراسات تحليلية لأنشطة العملاء التسويقية .
- تجميع كافة المعلومات عن العملاء من بيانات شخصية والفئة العمرية وكذلك المستوى المادي والعلمي والاجتماعي .
الأمر الذي يعمل على فهم رغبات العملاء ومدى تفاعلهم مع منتجات المؤسسة، وضمان منح العميل أفضل طريقة وتجربة ممكنة للشراء .
- تعتبر تلك الدراسات والأبحاث الأساس الذي تقوم عليه جميع خطط المؤسسة التسويقية .
- تعمل على ضمان تحقيق أهدافها التسويقية بكل كفاءة مع المحافظة على العملاء الحاليين وكذلك جذب العديد من العملاء المستهدفين .
وتعد الهيكل التنظيمي لإدارة خدمة العملاء إدارة مستحدثة لم تكن موجودة في غالبية المؤسسات من قبل. وزاد الاعتماد عليها مؤخرًا خاصة بعد ظهور شبكة الإنترنت وكذلك إزدهار مجال التجارة الإلكترونية والتسويق الإلكتروني . وأصبحت غالبية المؤسسات ترغب في توسع وتشعب أنشطتها سواء على المستوى المحلي أو العالمي. فتنبهت جميع المؤسسات لأهمية وجود تلك الإدارة لتكون مسؤوليتها تحديد رغبات واحتياجات جميع العملاء المختلفة و عدم تجانس اهتماماتهم .
أهمية أنظمة الهيكل التنظيمي لإدارة خدمة العملاء :
وجود الهيكل التنظيمي لإدارة خدمة العملاء في أي مؤسسة يعني وجود قاموس أو مرجع شامل يمكن المؤسسة من الإستعانة به في أي وقت؛ وذلك لما يتضمنه من جميع المعلومات الخاصة بالعملاء . عندما تريد المؤسسة إنشاء أو تنظيم حملة تسويقية أو عمل رسائل تسويقية، فجميع المسوقين يلجأون لمثل هذه الإدارات لكونها تعمل بشكل فعال على نجاح الحملة التسويقية . تعمل المؤسسة من خلال الهيكل التنظيمي لإدارة خدمة العملاء على وضع العميل في بؤرة اهتمامها من خلال محاصرته وإبعاده عن أي تشتيت محتمل من المنافسين، وذلك بإرسال الرسائل الهامة فعليًا التي تعمل على إشباع رغباته وتلبي كافة إحتياجاته. تتمكن المؤسسة بشكل قوي من معرفة مدى رضاء العملاء عن المؤسسة وكذلك منتجات المؤسسة ومدى رضاء العملاء عن تجربتهم الشرائية . ومن خلالها يتضح للمؤسسة سلبياتها والعمل على تلافيها مستقبلًا . وكذلك المميزات والعمل على تطويرها بالشكل الذي يعمل على المحافظة على العملاء وجذب عملاء آخرين. وكذلك ما يتطلع إليه العميل أن يحصل عليه من المؤسسة ، فكل ماسبق من شأنه يساعد على نجاح الحملات التسويقية. وكذلك تستعين به المؤسسات في التنبؤ بحجم المبيعات المتوقع تحقيقه وتجهيز الموارد والميزانية المطلوبة لها . من خلال الهيكل التنظيمي لإدارة خدمة العملاء يتبين للمؤسسات ما هي الوسائل المفضلة للعملاء في التواصل، وأي طريقة يريد بها معرفة الأخبار والمستجدات عن المؤسسة، وكذلك تحديد الطريقة الأكثر فعالية في إقناع العميل بمنتجات المؤسسة .
أنواع أنظمة الهيكل التنظيمي لإدارة خدمة العملاء :
تختلف أنواع الهيكل التنظيمي لإدارة خدمة العملاء تبعاً للهدف من وجودها سنوضح في السطور التالية الأنواع المختلفة وهي :
- نظام تشغيلي :
يهتم نظام الهيكل التنظيمي لإدارة خدمة العملاء التشغيلي بدمج ومزج جميع المعلومات التسويقية والبيعية عن العملاء، والقيام بعرضها في مكان واحد بشكل تظهر به أهداف ومغزى تلك المعلومات . وبالنظر لهذا النظام يمكننا تقسيمه إلى ثلاثة أنواع أو مراحل مختلفة يعمل كلًا منهم على خدمة الآخر .
المرحلة الأولى الشق البيعي :
من مرحلة جمع المعلومات وبداية التفاوض مع العميل ومحاولات إقناعه ثم جعله عميل محتمل وأخيرًا تحويله إلى عميل فعلي . فتهدف تلك الإدارة إلى تجميع المعلومات والمجهودات التي تم استخدامها من قبل مندوبي المبيعات والمسوقين. وتحديد الوسائل الأكثر فعالية التي ثبت نجاحها في التسويق وأي من الطرق الأكثر إقناعاً للعملاء وأيها أقل وقتًا وتكلفة .
المرحلة الثانية الشق التسويقي :
هنا تهتم الإدارة بعلاقة المؤسسة بالعملاء والعمل على وجود تواصل فعلي ومستمر مع العملاء الحاليين . وكذلك العمل على إستقطاب وجذب فئة من العملاء الجدد، فينصب اهتمامها على جانب التسويق للعلامة التجارية . فمن خلال تلك الإدارة تقوم المؤسسة بعمل كل ما تراه مناسبًا من حملات تسويقية وجميع الوسائل الإعلانية لكي تصل برسالتها التسويقية لعملائها مهما كانت الوسائل من رسائل عبر البريد الإلكتروني أو عن طريق وسائل التواصل المختلفة، أو الإعلانات المدفوعة وغيرها من الوسائل المعروفة في التسويق .
المرحلة الثالثة الشق الخدمي :
في تلك المرحلة يتم التركيز على الشق الخدمي، بحيث تهتم بتطوير الخدمات والمنتجات التي سيتم تقديمها للعملاء عن طريق رصد مدى تفاعل العملاء مع المنتجات والخدمات والتعامل والرد على الشكاوى التي قد يتم تقديمها . ويشمل أيضًا تعزيز خدمات ما بعد البيع وكذلك منح مميزات إضافية للعملاء مثل وضع منصة إتصال فوري يتم من خلاله حل أي مشكلات قد تحدث .
- نظام تحليلي :
هو النوع من الإدارة الذي يعمل على جمع وتحليل المعلومات عن العملاء مهما كانت تلك المعلومات . وتقديم تلك البيانات لصاحب ومتخذ القرار في الحملة التسويقية والبيعية . وهو له كبير الأثر في تفاعل العملاء مع المنتجات وعمليات الببيع والشراء بشكل عام .
- نظام تعاوني :
يتداخل هذا النظام مع النظام السابق، فدور هذا النظام يعمل على تحقيق نتائج تكون داعمة لزيادة حجم المبيعات . فلو اكتفت بدورها التحليلي فقط دون تحويل تلك النتائج إلي معلومات مفيدة لغيرها من الأنظمة ولن يكون لها دور في تطوير ونمو المؤسسة .
تأثير أنظمة إدارة خدمة العملاء :
بكل بساطة أي نظام له تأثيران لا ثالث لهما إما إيجابي أو سلبي . ويكون ذلك تبعًا للأسلوب الذي تم الاعتماد عليه من قبل المؤسسة في هيكلة وتنظيم إدارة خدمة العملاء .
أولًا التأثير الإيجابي :
هناك العديد من الآثار الإيجابية لتلك الإدارة وأهمها:
- العمل على تحسين وتعزيز أداء المؤسسة من خلال معرفة السلبيات التي واجهت العملاء في التجربة الشرائية .
- وأيضًا تحسين تلك التجربة عن طريق استخدام الخطط والأساليب الصحيحة والاعتماد على معلومات وتحليلها بشكل احترافي، والعمل على تلبية رغبات واحتياجات العملاء وكذلك كل تطلعاته في منتجات المؤسسة.
- تعمل على دعم علاقة العملاء بالمؤسسة وذلك يعمل على تحول العميل من حالي إلي عميل دائم للمؤسسة .
- وأيضًا تعمل على استهداف وجذب عملاء مستهدفين وذلك عن طريق إستغلال تجارب الشراء المرضية السابقة .
- تعمل بشكل فعال على تدعيم أنشطة المؤسسة مثل أنشطة الترويج والإتصال .
- وكذلك مساعدتها في الإستعداد لأي تغيرات قد تحدث على اهتمامات واحتياجات العملاء .
- تقوم بشكل فعال في تحديد أي وسيلة تتمكن من خلالها المؤسسة الإعتماد عليها في إقناع العملاء والعمل على تطوير تلك الوسيلة .
- تحديد نقاط الضعف في أساليب الدعاية والعمل على تلافيها ومعالجتها.
- تضمن تواصل فوري ومباشر مع العملاء وكذلك تقلل من الشكاوى المقدمة منهم.
وبالتالي تعمل على زيادة التقييم الإيجابي للمؤسسة ومنتجاتها وخدماتها .
ثانيًا التأثير السلبي :
حدوث الآثار السلبية يكون في المقام الأول ناتجًا عن تنفيذ خاطئ وعدم فهم الطبيعة المثالية للعملاء . وكذلك عدم وضع دراسات وتحاليل بيانات ومعرفة نقاط ضعفك قبل نقاط قوتك . وتكمن أهم نقاط سلبية في عمل مميزات لفئة ما من العملاء مع إهمال فئة أخرى . الأمر الذي سيترتب عليه ليس خسارة هذه الشريحة فحسب ولكن ستعمل على خسارة مصداقية المؤسسة وسمعتها في السوق .
