هناك دائما مهام أكثر من الوقت المتاح ، سواء كانت شخصية أو مهنية أو ترفيهية أو علمية أو تنموية أو حتى هوايات ، وقد تنتهي حياة الإنسان ، ولم ينجز كل ما خطط له، تاركا الأمر للآخرين ليكمل مسيرته وهنا يأتي دور مهارات تنظيم الوقت ، وهو يعني عملية التخطيط وممارسة الرقابة الواعية على الوقت الذي يقضيه الفرد في إنجاز العديد من المهام ، بهدف زيادة فعاليته وكفاءته وإنتاجيته.
أهمية مهارات تنظيم الوقت
لا تهدف مهارات تنظيم الوقت وإدارته إلى إنجاز المهام فحسب ، بل تهدف إلى ترتيبها حسب الأولوية ، وتنفيذها وفقًا لهذه الأولوية في المقام الأول .
لذا فإن إدارة الوقت مهمة بالغة الأهمية لأن الشخص يجد أمامه عددًا كبيرًا من المهام معظم الوقت. امشي بشكل عشوائي.
على سبيل المثال ، إذا كانت إحدى مهامك هي الحصول على وظيفة ، فأنت بحاجة إلى الوقت لتحديث سيرتك الذاتية ، والبحث عن إعلانات الوظائف والشركات ، والتحضير للمقابلات .
كما ويجب عليك تخصيص الوقت لكل من تلك المهام حسب الاقتضاء ، على سبيل المثال إذا وجدت وقتًا قصيرًا بين مهمتين مهمتين كبيرتين ، يمكنك إكمال إحدى المهام القصيرة مثل تحديث السيرة الذاتية.
المزيد:
ما هي مهارات تنظيم الوقت ؟
مهارات إدارة الوقت التي يجب أن تمتلكها ، على سبيل المثال:
التنظيم : كونك منظمًا يبقيك على دراية جيدة بالمهام التي يجب القيام بها ومتى. يعني التنظيم وجود يوميات موضوعية ، وتقويم بمواعيدك .
وترتيب الأوراق بحيث يسهل الوصول إليها ، وأشياء أخرى تجدها مناسبة لنمط حياتك أو لطبيعة مهامك.
الأولوية : يعد تقييم المسؤوليات والمهام وتحديد أولوياتها مهارة أساسية لإدارة الوقت الناجحة.
على سبيل المثال ، يمكنك إنهاء مهام سريعة قصيرة أولاً ثم الانتقال إلى مهام أطول، أو إنهاء مهام بسيطة ثم أكثر تعقيدًا ، أو إلحاحًا قبل المستقبل ، أو كما تراه مناسبًا ، لا توجد قواعد صارمة هنا ، فهي مرنة.
تحديد الهدف : الخطوة الأولى للوصول إلى الهدف هي تحديده ثم معرفة الطريق إليه، ولن تتمكن من تحقيق أي شيء بالنظر إلى أعلى الهرم .
وعليك تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر باستخدام نطاق زمني محدد لبناءها معًا مثل قطع Lego حتى اكتمال هدف المهمة التي تحتاج إلى إنجازها.
التخطيط التخطيط هو حجر الزاوية في مهارات إدارة الوقت ، حيث أنه ضروري لرسم مسار يومك ، وجدولة الاجتماعات ، والتسوق ، وإصلاح السيارة ، ومتابعة مدرسة الأطفال ، وغيرها من المهام التي لم ولن تنتهي. .
وسائل مهارات تنظيم الوقت
خرائط ذهنية : يفضل الكثير من الناس استخدام الخرائط الذهنية لتقسيم المهام وتقسيمها إلى أجزاء بدلاً من الارتباك والعشوائية للاستمتاع براحة البال.
إنه مثل “قطع” المعلومات المتشابكة في عقلك و “لصقها” في خريطة ذهنية بحيث يكون عقلك حراً في إكمال مهامك واحدة تلو الأخرى.
هناك العديد من برامج رسم الخرائط الذهنية ومواقع الويب ، ولكن يمكنك ببساطة استخدام برنامج MS PowerPoint الشهير لذلك.
دفاتر الملاحظات : يمكنك كتابة ما تريد في يومياتك مثل الأسئلة العشوائية التي تخطر ببالك طوال الوقت ، أو قائمة التسوق ، أو قطع غيار السيارات ، أو مهارات العمل.
لا تحتاج إلى ورقة أو قلم وشطب الكلمات من حين لآخر ، يمكنك استخدام العشرات من التطبيقات على هاتفك المحمول .
ونشرح لك تطبيق Google Keep لبساطته وفعاليته ، ويمكنك ربطه إلى حسابك وتحديث المفكرة تلقائيًا ، بحيث إذا فقدت البيانات على هاتفك ، يمكنك استعادتها بسهولة.
التقويم: إذا حضرت العديد من الاجتماعات سواء داخل القاعات أو على الإنترنت ، وإذا قابلت الكثير من الأشخاص ، فلا شك أنك قد تكون مرتبكًا وقد تنسى أحد الاجتماعات، مما قد يضر بسمعتك أو يتسبب في ضرر كبير.
وهنا تأتي أهمية التقويم الذي يرتب مواعيدك ويرسل إليك تنبيهًا مع اقتراب موعده أو عند حلول موعده ، نوصي بتقويم Google لسهولة وقدرته على المزامنة مع حسابك تلقائيًا.
فوائد مهارات تنظيم الوقت
تساعد مهارات تنظيم الوقت في تحقيق أقصى استفادة من الوقت المتاح ، ولها أيضًا دور مهم في الحياة المهنية والشخصية للفرد ، ومن بين هذه الفوائد ما يلي:
- الدقة والانضباط: تعلم مهارات تنظيم الوقت الإدارة الفعالة للوقت الانضباط الفردي والدقة في إدارة العمل المطلوب منه . من خلال وضع خطة للمهام المطلوبة في بداية اليوم ، والوقت اللازم ؛ لتحقيقه مما يزيد من إنتاج الفرد.
- التنظيم: من خلال مهارات تنظيم الوقت ، يصبح الفرد أكثر تنظيماً ، من خلال ترتيب الأشياء في مكانها المناسب ، مما يقلل الفوضى ، ويضيع الوقت في البحث عن هذه الأشياء عند الحاجة إليها ، ويهتم الأفراد بإدارة وترتيب أماكن العمل ، والدراسة ، بحيث تبقى نظيفة ومرتبة ؛ لتحقيق إدارة الوقت الأمثل.
- تعزيز الثقة والروح المعنوية: ترتفع معنويات الفرد وتزداد ثقته بنفسه ؛ نتيجة إدارة الوقت الناجحة . حيث ينجز الفرد المهام خلال الفترة الزمنية المحددة مما يجعله متميزًا بين زملائه وفي مكان عمله.
- تحقيق الأهداف: مهارات تنظيم الوقت تجعل الفرد يلتزم بخطة زمنية تساعده على تنظيم وقته . بحيث يحقق الأهداف في أقصر فترة زمنية ممكنة ، بحيث يكون تحقيق هذه الأهداف قبل المواعيد النهائية.
- الإنتاجية والنجاح: تساهم مهارات تنظيم الوقت في تحقيق النجاح للفرد واستدامته ، ولإدارة الوقت الناجحة دور مهم في زيادة إنتاجية الفرد.
- كلما كان الفرد يدير وقته بشكل أكثر فاعلية ، كان أكثر إنتاجية.
- التخطيط: تساعد إدارة الوقت الأفراد على التخطيط بنجاح ، وتمكنهم من امتلاك القدرة على توقع المستقبل والتنبؤ به.
- تقليل التوتر والقلق: يؤدي إكمال المهام في الوقت المحدد إلى تقليل تعرض الفرد للتوتر والقلق مما يؤدي إلى توفير الوقت وعدم تضييعه ، وبالتالي إيجاد متسع من الوقت للفرد ؛ لأداء أنشطة أخرى.
مهارات تنظيم الوقت
تتم عملية إدارة الوقت من خلال المهارات والممارسات التي تساعد في الاستفادة من الوقت وتحقيق ما هو مطلوب.
كما تعتبر من الأمور المهمة التي تعلم الفرد كيفية استغلال وقته بطريقة فعالة ، ومن أهم الأمور التي تدل على أهمية مهارات تنظيم الوقت :
- خصوصية الوقت: لأن الوقت مورد خاص لا يمكن تخزينه أو الاحتفاظ به ؛ لاستخدامه لاحقًا ، لأن كل شخص لديه نفس القدر من الوقت ، ولا يمكنه استرداد الجزء الذي لم يكن قادرًا على استخدامه بطريقة جيدة.
- الوقت المحدود: الوقت هو أحد الموارد المحدودة ، ويمثله أربع وعشرون ساعة في اليوم ؛ لذا فإن التخطيط ضروري لاستخدامه بحكمة.
- الخيارات المتاحة: هناك الكثير من الخيارات المتاحة للفرد كل يوم ، وبعض هذه الخيارات قد تحيده عن مساره وهدفه ، مما يتسبب في إضاعة الوقت في أنشطة غير مهمة ، وضياع للوقت ، وطاقة ؛ لذلك من الضروري أن تكون لديك إرادة قوية وانضباط لتحقيق الهدف دون إضاعة الوقت والجهد.
شاركنا واحدة من تفاصيل مهارات تنظيم الوقت لديك
